領収書の管理について

スキャナーで領収書を取り込む

スキャナ側準備

USBケーブルでスキャナとPCを繋ぐ

マイクロ Type-Bのケーブルをスキャナに接続する。
スキャナ側の差込口は「ScanSnap」とかかれた文字を見て左側。

スキャナの電源を入れる(カバーを開く)

スキャナの電源は「ScanSnap」とかかれた文字を見て手前にあるカバーを下におろす感じ。
「Scan/Stop」と書かれたボタンは電源ボタンではないので注意。

 

PC側準備

ScanSnap Home を開く

デスクトップにあるであろう、「ScanSnap Home」というソフトを開く

ScanSnapHome 左上にある 青地白文字の「Scan」をクリック

「ScanSnap Home – スキャン」画面が立ち上がる

ローカルモードにする

上にある「スキャナーの選択」の右側のパソコンマークを選択する(グレーにする)

ScanSnap Home – スキャンの「レシートを管理」にしておく

クイックメニューとかがある行?の一番右にあるよ。これを選択することにより、税務署でOKが貰えるデータになるはず。。

 

とにかくスキャンしてく

領収書の上下を合わせる(横向いたりしない)

必ず領収書の上側が上(ScanSnapという文字が上にくるように)にくるように、開いたカバーに差し込んでいく。
スキャンは日付順じゃなくてもOK。原本は日付順に並び変えて保管しておく。(探しやすいので)

終わったら → スキャンした数と領収書の数が一致してるか確認する

ScanSnap Homeの画面に戻り、左側から「原稿種別」>「レシート」の情報/保存先のフォルダ>「レシート」フォルダを確認する。
保存先フォルダ:ScapSnap Home 画面上にある「設定」>「環境設定」>「一般」の「ScanSnap Homeフォルダ」。

ファイル名がおかしいものは、いろいろ読み取れなかったもの。。修正してもいいし、そのままでもまぁ問題にはらない。

領収書が複数枚に分かれている場合

通常通りスキャンして保存。(スキャン後、次の領収書をスキャンする前にすぐに取り掛かった方が保存データを見失わずやりやすい。)
→デスクトップに新しい作業フォルダ作ってPC(ScanSnapHomeフォルダ)に保存されたPDFを移動させる。
→1枚目をCubePDF Utilityで開く。
→1枚目を選択して「挿入」。追加する枚数すべて選択して保存。(わかりやすく適当に名前つける。)
→保存したデータを開いて印刷画面「その他設定」の「シートごとのページ数」で該当する枚数を選択。(最大4枚まで1ページにまとめられる。)
→Microsoft Print To PDFを指定して印刷。
→元のフォルダ(ScanSnapHomeフォルダ)に保存。すると1枚になる!
→PDFをJPEGに変換して名前をつけて保存し、これをやよいに取り込む。(「pdf jpg 変換」でネット検索して変換。)
→ScanSnapHomeアプリ内のスキャンした元の画像をすべて消すこと。

やよいの青色申告にデータを取り込む(ここからまじ注意。データとか壊したら試合終了)

・注意事項:使えるパソコンは美紗子用PCとど真ん中にチーズマークのあるマウスPCのみ。

・2台同時に弥生製品を使用することはできない。(データが壊れる可能性がある)

・会計処理をしない場合は「保存」をしない!(美紗子が内容確認して保存します)

・一応バックアップは毎度とってるので、もし変な事したら必ず美紗子に言うこと

 

「弥生 ドライブ」を立ち上げる

デスクトップに存在するであろう、「弥生 ドライブ」ソフトをダブルクリックとかして開く

「やよいの青色申告」を立ち上げる

「■同期フォルダ」にある「姫野輝之(令和02年度~令和04年度).KD22」をダブルクリック

スマート取引取込をブラウザで開く

上にあるメニューバーから「ファイル」>「スマート取引取込」>「取引の取込」を選択する
「すべての画面を閉じるよ」と言われるので「はい」を選択する
しばし待つとブラウザが立ち上がる

スキャンしたデータを取り込む

https://www.yayoi-kk.co.jp/smart/d_file/smart_operation_guide_02.pdf
8ページとか9ページ目くらい参照

画面左のメニューにある「スキャンデータ取込」をクリック。しばし待つとページが表示される。
画面一番したにある「ファイルを選択して取り込み」でスキャンデータを取り込む。
ドロップでもいいし、複数ある場合は青文字のところをクリックしてスキャンデータを保存しているフォルダを選び、対象ファイルを選択する。
選択は複数選択可能。Shiftボタンを押しながらだと範囲指定、Ctrlボタンを押しながらだと個別指定できる。
ファイル選択参照 → https://dekiru.net/article/13394/

取り込んだあと、次の作業まで1時間は置いた方がいい。
一度ブラウザは閉じて、「やよいの青色申告」に戻り、「キャンセル」ボタンを押す

 

取り込んだデータ内容を修正する(注意事項あり!!絶対保存ボタンを押してはならない)

注意事項あり!!!絶対に「保存」ボタンは押さないこと!!

きっちんスナッチ:軽減税率にチェック

「弥生ドライブ」、「やよいの青色申告」を経て「スマート取引取込」を立ち上げる
画面左メニューにある「スキャンデータ取込」をクリック。しばし待つとページが表示される。
「ファイルを確認する」の下にある「最近アップロードした画像を表示する」の右横にある「対象期間」をアップロードしたものが拾えるように選択し、「最近アップロードした画像を表示する」をクリック

そこに表示されるファイルが対象ファイル。それを1つ開いて、「取引日」「摘要(相手先)」「金額」を入力する。この際、保存ボタンは押してはならない!!

画像がうまく読み取れなかった場合は画像の差し替え(右上くらいにあったはず)で同じファイルを再度読み取る。(ファイル名で探せるはず)

次のファイルに行く場合は画像の右や左にある▲を使って次の画像へ。保存ボタンは絶対に押さない!

 

 

その月の対応が全て終わったらPC内のデータをNextCloudにアップ

NextCloud>会計証憑置場>領収書>その年のフォルダ に月ごとにフォルダを分けていれておく

NextCloudにアップまで終わればローカルPCにあるファイルは捨ててよし。(というか捨てないと次の月のものと混ざって大変やと思う)