領収書の管理について

Contents

1. スキャナーで領収書を取り込む
2. 領収書が複数枚に分かれている場合
3. やよいの青色申告にデータを取り込む（ここからまじ注意。データとか壊したら試合終了）
4. その月の対応が全て終わったらPC内のデータをNextCloudにアップ

スキャナーで領収書を取り込む

スキャナ側準備

USBケーブルでスキャナとPCを繋ぐ

マイクロ Type-Bのケーブルをスキャナに接続する。
スキャナ側の差込口は「ScanSnap」とかかれた文字を見て左側。

スキャナの電源を入れる（カバーを開く）

スキャナの電源は「ScanSnap」とかかれた文字を見て手前にあるカバーを下におろす感じ。
「Scan/Stop」と書かれたボタンは電源ボタンではないので注意。

PC側準備

ScanSnap Home を開く

デスクトップにあるであろう、「ScanSnap Home」というソフトを開く

ScanSnapHome 左上にある青地白文字の「Scan」をクリック

「ScanSnap Home – スキャン」画面が立ち上がる

ローカルモードにする

上にある「スキャナーの選択」の右側のパソコンマークを選択する（グレーにする）

ScanSnap Home – スキャンの「レシートを管理」にしておく

クイックメニューとかがある行？の一番右にあるよ。これを選択することにより、税務署でOKが貰えるデータになるはず。。

とにかくスキャンしてく

領収書の上下を合わせる（横向いたりしない）

必ず領収書の上側が上（ScanSnapという文字が上にくるように）にくるように、開いたカバーに差し込んでいく。
スキャンは日付順じゃなくてもOK。原本は日付順に並び変えて保管しておく。（探しやすいので）

1枚ごとにファイル名等を修正する

ScanSnapHOME右側の「▼基本情報」にある
・原稿種別→レシート　にする（スキャン画面で「レシートを管理」になっていれば自動的に全てレシートになる）
・タイトル→支払日付_支払先名にする

終わったら → スキャンした数と領収書の数が一致してるか確認する

ScanSnap Homeの画面に戻り、左側から「原稿種別」＞「レシート」の情報／保存先のフォルダ＞「レシート」フォルダを確認する。
保存先フォルダ：ScapSnap Home 画面上にある「設定」＞「環境設定」＞「一般」の「ScanSnap Homeフォルダ」。

ファイル名がおかしいものは、いろいろ読み取れなかったもの。。修正してもいいし、そのままでもまぁ問題にはらない。

領収書が複数枚に分かれている場合

通常通りスキャンして保存。（スキャン後、次の領収書をスキャンする前にすぐに取り掛かった方が保存データを見失わずやりやすい。）

デスクトップに新しい作業フォルダ作ってPC（ScanSnapHomeフォルダ）に保存されたPDFを移動させる。

1枚目をCubePDF Utilityで開く。

1枚目を選択して「挿入」。追加する枚数すべて選択して保存。（わかりやすく適当に名前つける。）

保存したデータを開いて印刷画面「その他設定」の「シートごとのページ数」で該当する枚数を選択。（最大4枚まで1ページにまとめられる。）

Microsoft Print To PDFを指定して印刷。

元のフォルダ（ScanSnapHomeフォルダ）に保存。すると1枚になる！

PDFをJPEGに変換して名前をつけて保存し、これをやよいに取り込む。（「pdf jpg 変換」でネット検索して変換。）

ScanSnapHomeアプリ内のスキャンした元の画像をすべて消すこと。

やよいの青色申告にデータを取り込む（ここからまじ注意。データとか壊したら試合終了）

・注意事項：使えるパソコンは美紗子用PCとど真ん中にチーズマークのあるマウスPCのみ。

・2台同時に弥生製品を使用することはできない。（データが壊れる可能性がある）

・会計処理をしない場合は「保存」をしない！（美紗子が内容確認して保存します）

・一応バックアップは毎度とってるので、もし変な事したら必ず美紗子に言うこと

「弥生ドライブ」を立ち上げる

デスクトップに存在するであろう、「弥生ドライブ」ソフトをダブルクリックとかして開く

「やよいの青色申告」を立ち上げる

「■同期フォルダ」にある「姫野輝之(令和02年度～令和04年度).KD22」をダブルクリック

スマート取引取込をブラウザで開く

上にあるメニューバーから「ファイル」＞「スマート取引取込」＞「取引の取込」を選択する
「すべての画面を閉じるよ」と言われるので「はい」を選択する
しばし待つとブラウザが立ち上がる

スキャンしたデータを取り込む

https://www.yayoi-kk.co.jp/smart/d_file/smart_operation_guide_02.pdf
8ページとか9ページ目くらい参照

画面左のメニューにある「スキャンデータ取込」をクリック。しばし待つとページが表示される。
画面一番したにある「ファイルを選択して取り込み」でスキャンデータを取り込む。
ドロップでもいいし、複数ある場合は青文字のところをクリックしてスキャンデータを保存しているフォルダを選び、対象ファイルを選択する。
選択は複数選択可能。Shiftボタンを押しながらだと範囲指定、Ctrlボタンを押しながらだと個別指定できる。
ファイル選択参照 → https://dekiru.net/article/13394/

取り込んだあと、次の作業まで1時間は置いた方がいい。
一度ブラウザは閉じて、「やよいの青色申告」に戻り、「キャンセル」ボタンを押す

取り込んだデータ内容を修正する（注意事項あり！！絶対保存ボタンを押してはならない）

注意事項あり！！！絶対に「保存」ボタンは押さないこと！！

きっちんスナッチ：軽減税率にチェック

「弥生ドライブ」、「やよいの青色申告」を経て「スマート取引取込」を立ち上げる
画面左メニューにある「スキャンデータ取込」をクリック。しばし待つとページが表示される。
「ファイルを確認する」の下にある「最近アップロードした画像を表示する」の右横にある「対象期間」をアップロードしたものが拾えるように選択し、「最近アップロードした画像を表示する」をクリック

そこに表示されるファイルが対象ファイル。それを１つ開いて、「取引日」「摘要（相手先）」「金額」を入力する。この際、保存ボタンは押してはならない！！

画像がうまく読み取れなかった場合は画像の差し替え（右上くらいにあったはず）で同じファイルを再度読み取る。（ファイル名で探せるはず）

次のファイルに行く場合は画像の右や左にある▲を使って次の画像へ。保存ボタンは絶対に押さない！

その月の対応が全て終わったらPC内のデータをNextCloudにアップ

NextCloud＞会計証憑置場＞領収書＞その年のフォルダに月ごとにフォルダを分けていれておく

NextCloudにアップまで終わればローカルPCにあるファイルは捨ててよし。（というか捨てないと次の月のものと混ざって大変やと思う）